Acheter des prestations de service

Acheter une prestation de service (nettoyage, maintenance, sécurité, audit, communication, sous-traitance, etc.) demande une approche spécifique : le besoin est souvent immatériel, évolutif et difficile à évaluer. Cette formation vous apporte une méthode rigoureuse et pratique pour bien formuler vos besoins, choisir vos prestataires, négocier efficacement, et sécuriser l'exécution du service.

• Rédiger un cahier des charges clair et fonctionnel. Sélectionner et évaluer des prestataires de services. Mener une négociation adaptée à une prestation immatérielle. Formaliser un contrat ou bon de commande efficace. Suivre la prestation, mesurer la qualité, gérer les écarts.

PARTIE 1 - ENJEUX ET SPÉCIFICITÉS DE L'ACHAT DE PRESTATIONS
• - Comprendre les relations fonctions achats et prestataires
• - Pourquoi faire appel à des prestataires : les contraintes à prendre en compte
• - Identifier les principales familles d'achats de prestations
• - Comprendre le lien entre prestation intellectuelle et relation intuitu personae
• - Travaux pratiques : Établir la cartographie de son portefeuille d'achats de prestations de services, identifier les parties prenantes et les enjeux
PARTIE 2 - CONSTRUIRE LE CAHIER DES CHARGES D'UN ACHAT DE PRESTATIONS
• - Traduire une demande opérationnelle en besoin fonctionnel
• - Définir le périmètre de la prestation et les éventuelles contraintes
• - Choisir des indicateurs quantifiables, vérifiables
• - Déterminer des livrables intermédiaires pour suivre l'évolution de la prestation
• - Formaliser le planning
• - Travaux pratiques : Rédiger un cahier des charges pour une prestation de services
PARTIE 3 - PRÉQUALIFIER ET SÉLECTIONNER LES PRESTATAIRES
• - Définir les critères de préqualification selon la politique achats et RSE de son organisation
• - Identifier les critères de sélection : moyens mis en œuvre, CA, profil des intervenants
• - Travaux pratiques : Préparer une grille de critères pour la sélection des prestataires
PARTIE 4 - ORGANISER LA CONSULTATION ET NÉGOCIER
• - Organiser l'audition des prestataires et la grille de sélection des offres avec les clients internes
• - Préparer la grille de négociation
• - Choisir les leviers de négociation : Forfait, RFA
• - Travaux pratiques : Élaborer une grille de négociation pour une prestation récurrente
PARTIE 5 - ÉVITER LES PRINCIPAUX RISQUES ASSOCIÉS AUX PRESTATIONS DE SERVICES
• - Obligation de moyens, obligation de résultat
• - Risque URSSAF
• - Travail illégal et fraude au détachement : 6 infractions à connaître
• - Risque des prestations in situ
• - Obligations liées au RGPD
• - Droits de propriété intellectuelle
• - Principales clauses contractuelles
• - Etude de cas : Identifier les risques liés à une prestation et définir un plan d'action pour les réduire
PARTIE 6 - SUIVRE L'EXÉCUTION DE LA PRESTATION
• - Organiser la réception et le retour d'expérience des utilisateurs
• - Évaluer la conformité de la prestation
• - Identifier les indicateurs de suivi
• - Mettre en place une dynamique d'amélioration continue
• - Travaux pratiques : Définir les indicateurs de performance d'une prestation intellectuelle