Coordination d'événements et de congrès

Cette formation spécialisée permet aux professionnel(le)s d'acquérir les compétences techniques, logistiques et relationnelles nécessaires à la conception, la coordination et la gestion complète d'événements de grande envergure, tels que des congrès, salons, conférences, forums ou journées institutionnelles. Elle met l'accent sur la gestion des prestataires, des participants, du temps et du budget, avec des cas pratiques adaptés au contexte africain et international.

• À l'issue de la formation, les participant(e)s sauront :
• - Concevoir un projet événementiel structuré (congrès, forum, salon, etc.)
• - Élaborer un plan d'action et un rétroplanning professionnel
• - Coordonner les différents intervenants (prestataires, équipes, invités)
• - Gérer la logistique, le protocole, les imprévus et le jour J
• - Évaluer les résultats et assurer le suivi post-événement

Partie 1 - Jour 1 : Conception et planification
• - Typologie des événements : congrès, salons, forums, conférences
• - Élaboration du cahier des charges : objectifs, public, budget
• - Choix du lieu, des dates et des partenaires
• - Création du rétroplanning détaillé
• - Démarches administratives et autorisations locales (ex. Côte d'Ivoire)
Partie 2 - Jour 2 : Coordination et logistique
• - Gestion des prestataires (traiteur, technique, sécurité, hôtesses)
• - Réservations (hôtels, transport, salles, équipements)
• - Communication pré-événement (visuels, inscriptions, invitations)
• - Gestion des intervenants : modérateurs, panels, intervenants VIP
• - Outils de suivi (tableaux Excel, checklist logistique, tableaux de bord)
Partie 3 - Jour 3 : Exécution & suivi post-événement
• - Organisation du jour J : accueil, déroulé, staff, badges, protocole
• - Gérer les imprévus et les urgences (ex. retard, pannes)
• - Animation, modération, interventions en direct
• - Clôture, remerciements, diffusion de contenus post-événement
• - Bilan d'évaluation : retour d'expérience, statistiques, recommandations