Assistant(e) : organiser avec succès un événement professionnel

Cette formation permet aux assistant(e)s, secrétaires et chargé(e)s de mission d'acquérir les compétences nécessaires pour planifier, organiser et coordonner un événement professionnel (réunion, séminaire, salon, conférence, événement client…). Elle met l'accent sur la méthodologie, la gestion du temps, le budget, les outils et les imprévus.

• À l'issue de la formation, les participants seront capables de :
• - Définir les objectifs, le format et le public cible d'un événement
• - Établir un rétroplanning et gérer les échéances
• - Choisir et gérer les prestataires (lieu, traiteur, technique…)
• - Gérer l'accueil, la logistique, la communication et le budget
• - Coordonner le jour J et évaluer la réussite de l'événement

Partie 1 - Module 1 : Cadrer l'événement
• - Identifier les attentes, les objectifs, le public cible
• - Choisir le type d'événement (interne, externe, virtuel, hybride)
• - Élaborer une fiche projet et valider le budget prévisionnel
Partie 2 - Module 2 : Planifier et organiser
• - Construire un rétroplanning réaliste
• - Choisir et coordonner les prestataires (lieu, restauration, matériel, animation)
• - Gérer les inscriptions, invitations, confirmations
Partie 3 - Module 3 : Communication et coordination
• - Créer des supports : invitation, ordre du jour, feuille de route
• - Préparer les discours, animations, signalétique
• - Informer les participants, gérer les relances
Partie 4 - Module 4 : Gestion du jour J
• - Préparer les équipes et répartir les rôles
• - Accueillir les participants, suivre le déroulement
• - Gérer les imprévus, ajustements en temps réel
Partie 5 - Module 5 : Clôture et évaluation
• - Collecter les retours et remerciements
• - Évaluer les indicateurs de réussite
• - Formaliser un bilan et des recommandations pour l'avenir