L'art de la gestion d'agenda pour une secrétaire de direction

Au cœur de la relation entre les dirigeants et leur écosystème, la secrétaire de direction joue un rôle crucial dans l'organisation et l'optimisation du temps. Cette formation permet de développer une expertise dans la gestion d'agenda complexe, en conciliant efficacité, discrétion et adaptabilité.

• À l'issue de la formation, les participants seront capables de :
• ✅ Gérer un agenda avec rigueur et méthode, même sous contrainte
• ✅ Prioriser les rendez-vous selon les enjeux stratégiques
• ✅ Coordonner les agendas de plusieurs interlocuteurs (interne/externe)
• ✅ Anticiper, réagir aux imprévus et gérer les modifications de dernière minute
• ✅ Utiliser les outils numériques de planification (Outlook, Google, etc.)

Partie 1 - Jour 1 : Maîtriser les fondamentaux d'un agenda stratégique
• - Rôle stratégique de la gestion du temps pour un dirigeant
• - Comprendre les priorités : urgences, temps forts, cycles de décision
• - Techniques de classement et de hiérarchisation des demandes
• - Prise de rendez-vous : savoir dire non avec tact, proposer des alternatives
• - Outils numériques : création, partage et gestion d'agendas sur Outlook, Google Agenda, etc.
Partie 2 - Jour 2 : Agilité, coordination et excellence relationnelle
• - Gérer les imprévus et les changements : méthode d'anticipation
• - Coordonner plusieurs agendas / calendriers complexes (ex : comité de direction)
• - Communication proactive : informer, relancer, confirmer
• - Organiser les déplacements, réunions, visioconférences
• - Atelier pratique : simulation d'une semaine complexe à organiser