Gérer efficacement ses fichiers et documents

Cette formation présente une démarche structurée pour classer, retrouver, partager et conserver les documents professionnels. Les participants apprennent à établir des règles de classement et de nommage, à mieux gérer les versions et à renforcer la traçabilité documentaire.

• ◯ Mettre en place une méthode de classement des fichiers et documents professionnels.
• ◯ Faciliter la recherche et la récupération rapide des informations.
• ◯ Distinguer les documents actifs, les versions de travail et les archives.
• ◯ Réduire les risques de perte, de doublon et d’utilisation de versions obsolètes.
• ◯ Améliorer la traçabilité, le partage et la conservation des documents.

Programme
• 𝗠𝗼𝗱𝘂𝗹𝗲 𝟭 : Comprendre les principes du classement documentaire
• ◯ Identifier les catégories de documents professionnels.
• ◯ Définir les besoins de recherche et de conservation.
• ◯ Repérer les faiblesses du système de classement existant.
• 𝗠𝗼𝗱𝘂𝗹𝗲 𝟮 : Créer une structure de classement efficace
• ◯ Organiser les dossiers par activité, projet ou période.
• ◯ Définir des conventions de nommage.
• ◯ Gérer les versions et les documents en cours de validation.
• 𝗠𝗼𝗱𝘂𝗹𝗲 𝟯 : Assurer la conservation et la traçabilité
• ◯ Distinguer classement courant et archivage.
• ◯ Organiser les accès et le partage des documents.
• ◯ Appliquer les règles de sauvegarde et de confidentialité.
• 𝗠𝗼𝗱𝘂𝗹𝗲 𝟰 : Optimiser la gestion documentaire
• ◯ Mettre en place des routines de classement.
• ◯ Éliminer les doublons selon les règles applicables.
• ◯ Contrôler régulièrement la qualité du classement.